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奋斗风采|经营事业部中的“财务人”

发布时间:2019-08-01信息来源:集中采购部

  2019年初,集中采购部按照公司JYKJ管理要求和事业部制管理理念,启动内部管理改革,依照工作业务流程,变扁平化管理为立体节点式管理。“结算部”与“招标部”、“采购部”、“配送部”等并列出现在这个经营事业部内部。从此,“结算部”陈会、赵冰、王文龙、尹茗玄四个理工科出身的年轻人成了经营事业部中的“财务人”。

 

 

  从零学起的财务人

  顾名思义,“结算部”负责的是总包配送工作过程中,资金结算环节前后的一些系列相关工作,包括资金结算、部门经营指标测算、货款催收、票据处理,两金压降,清理民营企业欠款,资金集中收取支付,与项目单位联系,货款的催收,管理台帐等事宜。部门单设资金工作节点,实现了结算台帐和资金收付的集中管理,有助于提高结算业务的规范管理水平和资金使用效率。

  但是,四个人熟悉光伏、风电、电缆、开关柜等发电技术和设备,却不清楚“两金”、存货、应收账款周转率等财务专业名词和管理的准确定位。缺少财务专业知识,怎么做得好结算部的工作呢?

  从零学起——《会计学原理》、《财务管理》、《税法》、《采购与供应链管理》等书籍被一并采购而来,集团和公司的财务管理制度人手一份,不放过公司组织的各种与财务结算有关的培训机会,短短三个月内,四人进行了大量地阅读和细致地学习,通过每周1次的部门例会,交流学习体会,制作内部教学的《部门主要管理工具》、《货款业务流程》、《票据业务流程》、《对账/催款业务流程》、《供应商接待流程》PPT,总结学习知识。

  通过三个月的集中恶补,四个“财务人”终于可以很好完成账目核对、票据处理、货款收付、经营指标测算等工作。

 

  进入状态的财务人

  在摸索和学习中,四个“财务人”分工明确地担起了各自全新的“财务”工作任务。

 

(陈会与王文龙讨论项目结算问题)

 

  负责对账工作的是王文龙。集中采购部为34家二级单位、278家三级单位的479个项目提供了物资总包配送服务,涉及8个品类设备。这些工作所形成的资金台账数据量巨大,王文龙要将部门账目与项目单位、供应商账单进行反复核对,做到帐帐相符、帐实相符。今年3月至6月,在他妻子怀孕、父亲身体不好需要照顾的时候,他不得不在家里,凌晨一点时还做着对账工作。

 

(赵冰与项目单位人员核对账目)

 

  按照集中采购部相关规定,部门各项目的来款要集中汇总,并作统筹安排,赵冰负责的就是汇总编制资金收取与支付计划。为了保证项目的顺利执行,每次他都要对资金分配计划进行反复修改、核对,审批通过后需要登记台账、发起流程,为了保证资金的及时收取与支付,白天完成不了,加班也必须完成,工作任劳任怨。

 

(尹茗玄在工作中处理各类结算票据)

 

  团队唯一的女生尹茗玄负责部门所有项目的收票开票工作和结算手续办理。为了实现收入-利润指标与时间同步,她必须控制开票、收票的强度,工作中除了面对繁琐的流程和大量的数据,她经常还要面对客户方或供货方“不理解”的脸色,这让她锻炼出越来越强大的心理抗压能力。

  结算部经理陈会除了要统筹上述所有工作以外,还有一个重要的任务——通过统计财务数据来分析测算部门的经营状况。于是,陈会成了拜访公司财务部领导和同事的“常客”。他经常带着报表,去虚心请教一个个“财务名词”的含义,把握每一个数据的准确来源。经过不断学习和琢磨,5月,陈会终于完成了第一张部门经营指标测算报表。从第一次看报表的一头雾水,到如今能对报表的每一个数据做出专业分析,陈会和同事们一起克服了一道道难题。根据这些分析,集中采购部能够依此对部门的经营指标做出更准确的测算和更精准的把控,上半年,部门每个月都顺利地完成了指标任务。

 

(赵冰与项目单位人员讨论货款支付)

 

  在外奔波的 “财务人”

  普通财务部门的“财务人”通常很少出差,但身为经营事业部的“财务人”,除了完成大量的办公室内财务岗工作外,出差也是他们的一项重要任务。

  年初公司向集中采购部下达了年度“两金”余额压降4个亿的任务,从4月起,结算部的同事们就开始带着整理好的账目,奔赴各二、三级单位,在项目现场、在客户单位总部、在项目部驻地,与客户单位一起进行现场对账,加快款项到账,减少部门应收账款数目。

  部门经理陈会利用一次北京公司高层领导赴项目现场协调工作的机会,赶赴山西新能源公司催款。项目地点在一个偏僻的国有林场,谈完事情已经是深夜,坐车颠簸在山间弯弯曲曲的小路上往城里赶,到住处已是凌晨两点。

  上半年,结算部向项目单位发送货款联络函23份,派人到10家三级单位和16个项目单位现场催款。上半年,集中采购部已经实现了累计10.66亿元的回款,比去年同期增加25%的成绩。

  独立的结算部,锻炼了一支任劳任怨、具备跨专业的人才队伍。他们承担了以前耗费项目经理大量精力的结算工作,让项目经理能把更多的时间用到提供专业服务上,不仅提高了集中采购部的工作效率,更提升了部门的服务质量,赢得了供应商和项目单位的认可和好评。结算部对部门收入利润进行精细测算,对任务指标进行细致分解,为集中采购部上半年的利润奋斗目标完成进度超过时间进度提供了坚实基础。

  下半年,结算部将调整货款催收策略,加大货款催收力度,确保货款及时回收。根据年度计划目标每周进行“两金”压降数据的对标,使“两金”数据做到可控在控。围绕公司重点工作行动项开展工作,积极与公司财务、法务等部门进行联系,加强对重点二级单位的走访,利用“民企清欠回头看”的工作契机推动收款工作,为部门实现年度经营奋斗目标保驾护航。